Podcast Ep. 159: Haciendo consciencia del ritmo de trabajo

Hoy os hablo de algo que me he ido encontrando ya en los últimos años de mi larga recuperación. También os cuento que estoy haciendo consciencia de mi ritmo de trabajo. Practicamos la alegría de estar vivos y, por supuesto, hacemos la obligada lectura de El Diario Teutón.

Escaleta:

  • El duelo del Big Crunch
  • Haciendo consciencia del ritmo de trabajo
  • Práctica de la alegría de estar vivo
  • Lectura de El Diario Teutón: “La Osita”.
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#big crunch#consciencia#duelo#el diario teutón#ritmo#trabajo

Respuestas

  1. Dani - 10 de diciembre de 2020 @ 12:43

    Pues yo Javier, ahora estoy reaprendiendo el sistema de organización GTD. Es algo complicado de instaurar porque conlleva romper con hábitos que se llevan haciendo durante mucho tiempo, pero he de reconocer que es el mejor que he probado y que ajustándolo bien puede cambiar mucho el día a día.

    • Javier - 10 de diciembre de 2020 @ 16:16

      Gracias por el feedback, Dani. Estaría bien invitarte un día al podcast y que nos hablaras de cómo usas tú el GTD 🙂

      • Dani - 10 de diciembre de 2020 @ 20:05

        guay! es una responsabilidad porque estoy aprendiéndolo, pero quizás algo general sí podamos hablar! 😀 Gracias!

    • Ed - 10 de diciembre de 2020 @ 17:27

      No he escuchado el postcast.
      Solo pasaba por aquí para comentar que acabo de releerme (por 3º vez) el libro de GTD de David Allen en castellano. Uffff me ha resultado muy pesado de terminar, muy repetitivo y que podía resumirse en una décima parte (es la impresión que me dan muchos de los grandes bestseller de las productividad y la autoayuda americanos, que rellenan demasiada páginas dando vueltas a una misma idea).

      Aplico GTD desde hace mas de 10 años y me ha ayudado muchisimo en mi productividad personal (no está pensado para aplicarlo en empresas o a trabajo en equipo, pero pueden sacarse ideas).
      Creo que la primera vez lo leí en ingles y me convenció. Es conveniente repasarlo cada x años para no apartase del camino.
      Tenía muchas esperanzas en la última versión (actualizada a las últimas herramientas informáticas) y en la traducción al castellano, pero no me ha gustado. No se si será la traducción pero no se lo recomiendo a nadie (quizá sea problema mio que ya tengo instaurado el método GTD en mi ADN y me sale innato aplicarlo).

      Para novatos del GTD, mejor empezar con alguna guía resumida de GTD.

      • Javier - 10 de diciembre de 2020 @ 18:43

        Gracias por la aportación, Ed 🙂

      • Dani - 10 de diciembre de 2020 @ 20:11

        Yo compré el libro en el 2014 y quizás en aquel momento el sistema no era para mí porque no supe aplicarlo bien, aunque conservé aspectos como el capturar…

        Ahora, hace dos meses que lo empecé a intentar de nuevo. Me compré el libro de JM Bolivar, que sería la mejor explicación del método en español. Lo leí rápido para poder aplicarlo cuanto antes, tenía prisa, y como ya sabía de qué iba la cosa, pues me era suficiente. Ahora estoy leyendo la actualización que comentas de David Allen que salió en 2015. Y me he comprado los otros dos libros que tiene para cuando termine este. Estoy teniendo problemas para controlar el sistema porque me sale aplicar modificaciones para que me sea mas útil, pero no quiero pasarme para no desvirtuarlo… así que estoy en esta tesitura, que si sí que si no… Al final lo que creo que haré será adaptarlo a mis necesidades (aunque esto no es recomendable) y trataré de leer el libro de vez en cuando para, como tú dices, no apartarme del camino…

        ¿Qué apps utilizas tú? ¿Cómo te lo gestionas?

        • Ed - 10 de diciembre de 2020 @ 22:10

          100% recomendado el libro de JM Bolivar “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD” .
          Es perfecto para empezar en GTD. Mejor explicado que el original de David Allen. Va al grano, no marea, y no hace autobombo. Además da trucos de productividad ajenos a GTD.

          Después de leer el libro de JM Bolivar, te va a costar pasar de la mitad de libro de David Allen de 2015 en castellano. Creo que no te merece la pena.

          Mis apps de GTD son muy rudimentarias:

          – Uso GTD como productividad personal solo en mi trabajo (independientemente de las herramientas de trabajo en equipo de mi empresa: Trello, Atlassian, etc..). Mi vida personal es bastante sencilla y no necesito llevar GTD a rajatabla (aunque me sale instintivo).

          – “Capturo” todo en el Inbox del Gmail. Casi todos mi input son emails. Si alguien me pide algo de palabra o por chat, le digo que me lo envíe por email si quiere que no se me olvide. Si son tareas mías, me mando un email a mi mismo.

          – En Gmail uso la extensión “Sortd” para poder organizar los email a modo de “tareas” en columnas (similar a Trello, Kanban).
          Mis columnas son: Hoy(haciendo) | Semana(por hacer) | Backlog (proximas tareas) | Seguimiento (pendiente de que alguien haga algo) | TODO (proximas tareas a medio plazo) | AlgunDía | Proyecto 1 | Proyecto 2 | Equipo 1 | Equipo 2 (el equivalente a los “proyectos” de los que se habla GTD.
          Sortd me permite mover los email(tareas) como si fuesen postit, incluso agrupar en un solo postit correos que son de la misma temática.

          – Uso mucho las funcionalidades de Gmail “posponer” y “envio diferido”.

          – Uso Evernote para las listas: 1 lista para las cosas a comprar en Mediamark, otro lista para el Mercadona, otra para el L&M. otra para el Decathon, otra para los libros por leer, peliculas, viajes, reparaciones de la casa, equipaje de viaje, cosas para llevar a la casa del pueblo, cosas que llevar cuando voy a cosa de mi amigo X, cosas que presto a otras personas o me prestan, ideas de regalo, ….
          El uso mas básico posible de la versión gratuita de Evernote. Podría usar cualquier otra herramienta gratuita de Google como Task o Keep.

          El fin de semana procuro mantenerme alejado de la tecnología. Como rareza mía, me gusta apuntar en un papel “offline” las tareas que quiero hacer el fin de semana. Me ayuda a no malgastar el finde y el domingo me da satisfacción tachar todo lo que he hecho.

          Llámeme friki, pero me produce mucha satisfación todas la fases de GTD: capturar, procesar, organizar, revisar y sobre todo “vaciar el cesto” al final de la jornada diaria y el viernes.

          En este mundo de locos en le que vivimos, GTD me da mucha paz mental.

          • Dani - 11 de diciembre de 2020 @ 07:40

            Veo que lo tienes bien montado.

            En mi caso sí que lo empleo en profesional y personal. Utilizo las apps de serie de apple, pero a veces se me queda escaso y estoy pensando en pasarme a todoist…

            Yo lo que siento es que soy mucho más eficiente y con menos agobios… arriba los frikis!!

          • Javier - 11 de diciembre de 2020 @ 12:27

            Muy interesante. Gracias, Ed.

            Lo que más me ha llamado la atención es el seguimiento. Ahora mismo tengo un par de tareas en las que estoy esperando input y me pregunto cómo manejarlas adecuadamente para acordarme. De momento me he puesto un recordatorio en la agenda, pero el hecho de poder llamarlas seguimiento ya me resulta útil. Me permite saber lo que estoy haciendo específicamente. ¿Cómo hacéis el seguimiento?

            Para la lista de tareas suelo usar el To Do de microsoft, ahora que uso Windows, pero cualquier similar me valdría. Para las notas, Keep, que es una pasada.

            • Ed - 11 de diciembre de 2020 @ 19:22

              Lo de poner las tareas en seguimiento en el calendario no me parece buena idea.
              GTD es muy claro con eso: en el calendario solo deben de ir las cosas que tienes que hacer en un momento exacto (una reunión, un cita medica, un cumpleaños, un fecha límite para presentar un impuesto), pero nunca una tarea que se puede hacer en cualquier otro momento.
              ¿Que pasa si te salta la alerta del calendario y en ese momento no puedes hacerlo, la silencias y luego se te olvida?.
              ¿O si tienes 20 recordatorios esperándote?

              En ocasiones, cuando quiero recordar algo un día concreto, uso la funcionalidad de Gmail de “posponer” , para que un email me vuelva a aparece en el inbox en una fecha concreta a modo de recordatorio y tenga que ejecutar una acción para quitarlo de enmedio. Si no hago nada se queda en el inbox. A diario “proceso” el inbox para dejarlo a cero. Siempre que procesas el inbox o las listas tienes que realizar alguna acción. No vale marear las tareas,

              Yo tengo decenas de tareas en espera de input en cada una de mis columnas de seguimiento (por proyecto o por equipo) y solo tengo que revisarlas al final del día o de la semana. Habrá cosas que se hayan resuelto solas y las pueda borrar, otras que simplemente tengo que preguntar a alguien y otras que se aproximan a la fecha tope y la muevo a la columna “Esta Semana” para ponerme serio con ella.

              GTD funciona. Yo a diario tengo mas de 100 input (email, llamadas, tickets, reuniones). Me agobiaría tenerlo todo en la cabeza, hay cosas que no puedo resolver al momento con la “regla de los 2 minutos” y van a la columna de seguimiento y mi mente se libera de esa preocupación y que lo atenderé cuando pueda. Sin GTD estaría perdido.

              En el libro de JM Bolivar “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD” está muy bien explicado.
              Te lo recomiento

              • Javier - 12 de diciembre de 2020 @ 19:17

                Cuando decía lo de poner tareas de seguimiento en el calendario me refería a los recordatorios del calendario de Google. ¿Los conoces? Una ventaja es que se quedan ahí hasta que se completan, y se van arrastrando.

                Buf, vaya tela, la marcha que llevas. Me parece alucinante que puedas con todo eso. ¡Bravo!

                • Ed - 12 de diciembre de 2020 @ 22:19

                  Gracias Javier. No uso los “recordatorios” de Gmail, solo cuando quiero implantar algún nuevo “hábito” (por ejemplo, hacer deporte a diario o acordarme de “fichar” en la aplicación online del trabajo), me viene bien que se quede visible incordiando hasta que lo complete.
                  Pero para el flujo de tareas diarias sería agobiante tener una pila de decenas de recordatorios.
                  Me gusta gestionar las tareas como si fuesen un tablero Kanban.

            • Dani - 11 de diciembre de 2020 @ 20:25

              Estoy de acuerdo con lo que te dice Ed.

              Quiero dar mi punto de vista porque no sé a qué te refieres con “esperando input”.

              Con la terminología de GTD presente, puede ser dos tipos: 1º cosas que estas esperando que alguien haga algo por haber delegado esa tarea en esa persona (en GTD va a la lista “a la espera”), o 2º cosas que no puedes hacer en este momento y que podrás hacer mas adelante (va a la lista (no al calendario, como bien te ha dicho Ed) “archivo de seguimiento”. Yo en este caso, en la app le pongo fecha para que el día concreto me vaya a la lista “hoy” y la proceso como otra bandeja de entrada.

              Para que entender todo esto te resulte mas sencillo, debes conocer el sistema completo.

              Creo que, tal y como te conocemos, GTD es para ti. No te lo he querido recomendar antes porque exige un tiempo de dedicación en la etapa de aprendizaje, pero ya no he podido aguantar mas.. jeje

              Yo, la opción de posponer en el mail, la utilizo mucho cuando hago un pedido online. Ese mail que siempre mandan con el pedido, lo pospongo al día que va a llegar, y de esta manera le hago el seguimiento…

              • Javier - 12 de diciembre de 2020 @ 19:12

                Me refiero al tipo uno que describes. Por ejemplo, he pedido un artículo online y tiene que llegar el martes que viene. ¿Cómo recuerdo comprobarlo? Me he puesto un recordatorio en la agenda.

                Me interesé por el GTD hace mucho tiempo, antes de que me dejara llevar por el caos y la relajación total. Desde hace un par de años voy asumiendo cada vez más responsabilidades y voy necesitando organizarme cada vez mejor.

                Me parece una opción útil, la de posponer el email al día de llegada del pedido. Gracias!

                • Dani - 12 de diciembre de 2020 @ 20:14

                  En principio ese ítem (acción delegada) iría a la lista “a la espera” y en el enunciado se escribe la fecha prevista de llegada. Habría que revisarlo en la revisión semanal para hacer el seguimiento. Ahora, tengo dudas, porque si sabes seguro que va a llegar el martes y necesitas estar en casa para recogerlo y no puedes delegar esa tarea a nadie, entonces yo lo consideraría una cita e iría a calendario….

                  En mi caso, siempre llegan cuando estoy en casa, así que me vale con la opción de programar de gmail. Y si algún día no estoy, y van dos veces y no estoy, pues voy a la oficina a recogerlo, lo que ya sería una siguiente acción diferente….

                  Si te interesa montar el sistema GTD, dímelo y te ayudo en lo que pueda.

  2. Ed - 12 de diciembre de 2020 @ 22:58

    Dani. Muy bien explicado la diferencia entre la lista de “Esperando a que alguien haga algo que le has delegado” de la de “Seguimiento de tareas que tienes que hacer tu en algún momento pero no son urgentes”. Yo lo hago igual. Si alguna de esas tareas tiene una “fecha límite”, me gusta programarla un recordatorio para que me retorne al inbox unos días antes.
    Lo hago mucho con las tareas delegadas a terceros, para preguntar a la gente por el avance de esas tareas. La gente se despista, no lo apunta y se olvida de las cosas. Muchos compañeros alucinan de que me acuerde de todo, no es mi memoria, es GTD que es implacable 🙂

    Javier, con lo “programática” que es tu forma de pensar, aplicarías GTD muy bien.
    Quizás no lo necesites ahora, pero ayuda mucho a tener paz mental cuando tienes que gestionar demasiadas cosas, y se te aproximan curvas a nivel familiar 😉

    El caso concreto de la llegada de un paquete que has comprado online, puede ser buena estrategia apuntar en el calendario la fecha exacta de llegada y ponerte un recordatorio el día anterior.
    Yo no lo hago así, tengo tantos input diarios que me da pereza perder tiempo en crear la tarea en el calendario. A nivel personal, compro poco online y si lo hago, me aseguro que voy a estar en casa y no necesito gestionarlo de forma especial. Con Amazon y las notificaciones de su App es sencillo. Con Aliexpress me llevo buenas alegrías cuando me llega un paquete que pedí hace 6 meses y no recuerdo lo que era 🙂

    Pero en el trabajo si gestiono paquetes internacionales caros y que pueden pesar cientos de kilos y venir en pallet. Normalmente suele llegarte un email avisándote la fecha de llegada y el nº de seguimiento, lo que hago es moverlo a “Seguimiento”, al mismo tiempo que creo una regla para que el día antes de la llegada me retorne al Inbox (función posponer). En la página de la mensajería, suelo meter el número de tracking para recibir notificaciones del cambio de estado. Si no tengo noticias del pedido en días (porque al comercial se le ha olvidado generar el pedido), cuando revise la lista de “Seguimiento” me daré cuenta y le pediré explicaciones al vendedor.

    El calendario me gusta tenerlo con pocas cosas pero importantes. Solo lo uso para citas que solo pueden hacerse en un momento concreto. Por ejemplo una reunión o un vuelo en avión. En ese caso me pongo un recordatorio 2 días antes (para hacer la maleta) y otro un día antes para hacer el checkin. Aunque como las propias agencias suelen enviarte emails, uso la función de “posponer” para que me retorne al inbox el día anterior.

    Dani, una idea de mi cosecha: Además de la lista de “Seguimiento” (que reviso 1 vez a la semana), y la lista de “Algún día” (revisión anual) suelo tener una lista intermedia que llamo “Parking” para temas que requieren menos atención que los “Seguimiento” (revisión cada x meses).

    • Dani - 13 de diciembre de 2020 @ 08:55

      Buen esquema para los incubados Ed.

      En mi caso utilizo tres: “Esta semana No” donde voy dejando los input que me van entrando y que no requieren de acción en la semana en curso, pero que necesito revisar a final de semana en la revisión semanal para colocarlo para la semana siguiente.

      “Algún día” que la mayoría de lo que pongo ahí son imposibles jajajaja (estudiar inglés…)

      Y el “Archivo de seguimiento” que en mi caso, aunque lo reviso en la revisión semanal, no lo necesito revisar casi, porque le tengo puesto fechas de vencimiento a modo de que me las deje en “Hoy” el día de la fecha y lo proceso como si bandeja de entrada se tratase.

      • Ed - 13 de diciembre de 2020 @ 21:44

        Dani, aplicamos GTD de forma muy parecida (Kanban), pero con distintos nombres 🙂
        Tu columna “Esta semana no” yo la llamo “ToDo” (por hacer), no es exactamente la columna de las cojo las tareas de siguiente semana próxima semana porque son cosas que pueden estar “sin madurar”, Tengo una columna intermedia que la llamo “BackLog” que es donde van las tareas que han pasado el triaje y están en condiciones de empezar a trabajar en ellas en cuando se vacie la columna de “Esta semana”.

        Con el “archivo de seguimiento” me pasa lo mismo que a ti, que casi no tengo que revisarlo semanalmente porque les suelo poner “fecha de vencimiento” y me aterrizan en el inbox y hago la acción requerida.

        Acabo de revisar mi columna “Algún día” del GTD del trabajo (la miro poco) y solo tiene vídeos, cursos y artículos profundos que quiero aprender cuanto tenga tiempo.
        Como no uso GTD a nivel personal, no me agobian temas imposible como aprender ingles jejejejje Voy a clases de inglés todas las semana pero soy un caso perdido.
        Antes tenía muchísimos proyectos a largo plazo (empresariales, familiares, personales), pero conforme los he cumplido y me hago mayor, me estoy volviendo mas complaciente y tratando de llevar una vida mas simple.

        • Javier - 14 de diciembre de 2020 @ 12:05

          Ostras, veo que tenéis en común el aprender inglés. ¿Qué no haremos aquí un “My taylor is rich”?

          • Dani - 14 de diciembre de 2020 @ 15:57

            Qué cruz el inglés!!!!

            • Javier - 14 de diciembre de 2020 @ 17:10

              A mí me encanta el inglés. ¿Qué nivel tienes? ¿Para qué lo quieres aprender?

              • Dani - 14 de diciembre de 2020 @ 18:26

                Pues tengo el nivel de que nunca he aprendido académicamente en condiciones, pero logro entender bastante tanto hablado como escrito a un nivel de andar por casa alto. En donde reparten los títulos dicen que tengo un B2. Hablar y escribir ya es otra cosa… ahí no llego a hacer un párrafo en condiciones.

                Lo más importante es que lo quiero aprender por dos cuestiones: para estar preparado para cuando mi hija lo vaya aprendiendo y poder hablar con ella para que ella lo aprenda bien porque le va a venir muy bien en la vida; y segundo para poder leer artículos y libros (además de podcast) de información que solo está en inglés 🙂 🙂 🙂 y la guinda sería poder hablar sin problemas en viajes al extranjero.

                Es algo que me haría ilusión conseguir, pero que el camino me resulta muy poco atractivo…

                • Javier - 14 de diciembre de 2020 @ 18:35

                  Hombre, pues con un nivel B2 de inglés, de acuerdo con esto

                  https://www.efset.org/es/cefr/b2/

                  ya puedes hacer mucho…

                • Dani - 14 de diciembre de 2020 @ 18:37

                  Espera espera!!!

                  Que me he confundido jajajajajajajajajajaja.

                  Quería decir un A2!!! jajajajaja…. las ganas mías un B2 jajajajajaja.

                • Javier - 14 de diciembre de 2020 @ 19:07

                  Ah, ok… Eso ya me encaja más 🙂

                  Según esta web

                  https://www.efset.org/es/cefr/a2/

                  puedes desarrollar amistades angloparlantes superficiales 🙂

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